ERP ve Dijital Dönüşüm

İnsanlar değişmek istemezler ve ERP onlardan işlerini yapma biçimlerini değiştirmelerini ister. Bu yüzden ERP'nin değerini tespit etmek çok zordur. ERP her zaman işletmelerin iş yapma yöntemlerinde yaptıkları değişikliklerden daha az önemli görülür. Çalışanlarınızın sipariş alma, mal üretme, sevk etme ve faturalandırma yöntemlerini değiştirmek/geliştirmek için ERP kullanıyorsanız, bu yazılımın değerini fark edeceksiniz. Ancak yazılımı, insanların işlerini yapma yöntemlerini değiştirmeden yüklerseniz, hiçbir değer göremeyebilirsiniz -hatta bu durumda eski yaptığınız işleri yeni yazılımla yapmak sizi yavaşlatabilir bile.

(Alıntıdır: Wailgum, T. (2008). ERP definition and solutions.) 

"Mevcut iş yapma yönteminin en doğru ve verimli olduğu iddiasının yanlışlığını anlatmak ve alışkanlığı değiştirmek, ERP kullanımını öğretmek ve uygulamaktan daha zor. Üretim sürecinin uyarlanmasına ikna etmek için bir firmanın üretim planlama mühendisine bir aydan fazla dil döktük, anlattık, örnekledik ancak kabul ettiremedik. Tek savunma argümanı "Alman x yazılımın yapamadığını siz nasıl yapacaksınız ki?" oldu. Kendi ülkesindeki mühendislik ve planlamaya güvenmeyen bu kişinin ayak diretmesi nedeniyle proje boyunca (yaklaşık 3 yıl sürdü) $1.5 milyon üzerinde bir para ithal yazılıma ve desteğine ödendi. Üstelik söz konusu üretim otomasyonu yapılmadan. İş yapma modellerini değiştirmedikleri için yazılımı kendilerini uydurmaya çalıştılar ve sonuç fiyasko oldu :( "

Oğuz Gülay/ERP Danışmanı 

"Bir kurumda yapılacak dijital dönüşümü önce kişilerin kabullenmesi ve arkasında durması (yönetimden son kullanıcıya kadar), daha sonra da doğru ürün seçimi ve uyarlanması için objektif yaklaşımlar sergilemesi kaçınılmazdır.En büyük rakibim X marka ERP kullanıyor biz de aynı ürünü alır kurarsak başarılı oluruz yaklaşımının hep hüsranla, maddi ve manevi kayıplarla son bulması muhtemeldir.Ürün seçimi dahil tüm aşamalarda profesyonel destek alınması, yeniliğe açık bir ekiple ilerleyişe yön verilmesi, çalışanların dijital dönüşümünün ayrıca desteklenmesi yapılacak projenin başarısını perçinleyecektir.Ne yazık ki ülkemizde bu bilinç bir çok büyük kurumda içi boş durumda, olması gerekenler anlatılmak istense de iş bilmeyen yönetici ve karar vericiler doğru olanı anlamakta ve karar vermekte oldukça başarısız bir yaklaşım sergilemekte.Rakamlardan da öte dijital dönüşüme bakış açımızın değişmesi gerekliliğini, özellikle son dönemde yaşananlardan dolayı çok daha net anlamış olmalıyız."

Rafet IŞIK/ Project Manager-ETG Consulting 

"Senelerdir beni projelerde en çok yıpratan insanların alışkanliklarından vazgecirmek için verdiğim caba olmuştur. Ki bu is yapış biçimlerinin zararını çokca gordükleri halde vazgeçmek istemezler.
Müşterilerimiz projelerinde senior danışman ister , sonra da senior danışmanın dediklerini kulak arkası edip kendi bildiklerini okumakta ısrar ederler. Üstüne code yazdırır, iyice içinden çıkılmaz hal alır proje. Sonra bu geliştirmelerden kurtulmak için ayrı proje yapar, bu projeler sırasında da “ama bu geliştirme bizim olmazsa olmazımız Mete Bey” diye analizlere başlayarak “hadi simdi buradan yak” dedirtirler insana." 

Mete Çağlayan/Director-Financial Applications  

ERP'yi düşünen işletmeleri kolay bir süreç beklemiyor. ERP sağlayıcı firmalar size ortalama üç veya altı aylık bir implementasyon süresi sunuyorsa aldanmayın. Bu kısa bir süre (evet bu doğru, altı ay kısa) uygulamaların hepsinden biraz var; şirket küçük veya implementasyon şirketin küçük bir alanı ile sınırlı gibi söylemlere kanmayın (bu durumda ERP sistemi çok pahalı bir muhasebe sisteminden başka bir şey değildir). ERP'yi doğru yapmak için, iş yapma biçimlerinizin değişmesi ve insanların işlerini yapma biçimlerinin de değişmesi gerekecek. Ve bu tür bir değişiklik can acıtmadan gelmez. Tabii ki, iş yapma yöntemleriniz son derece iyi çalışıyorsa (örneğin tüm siparişler zamanında gönderiliyor, tüm rakiplerinizden daha yüksek verimliliğiniz var, müşteriler tamamen memnun), bu durumda ERP'yi düşünmek için hiçbir nedeniniz yok.

(Alıntıdır: Wailgum, T. (2008). ERP definition and solutions.) 

"İşin boyutu ne kadar büyük olursa olsun hashtagERP yi hayata geçirmek için yola çıkan her iki taraf da (ERP sağlayıcı ve müşteri) sahada "Proje Yönetimi Eğitimi" almış kişileri bulamıyor. Herhangi bir şekilde bu eğitimden geçmiş kişilerin aynı anda yer aldığı projeler nispeten daha sağlıklı yol alıyor."

Mustafa PANCARCI/Egeform Bilgisayar Ltd. Şti.

"Firmalardaki bilinçsiz yönetici topluluğunu o kadar güzel kandırıyorlar ki sizin yerli yazılımınız %80'e yakın işlemleri yapmasına rağmen ilgili yazlım güncelleme ücretlerine sorun çıkartan değerli yöneticiler bu ERP firmalarının ağına takıldıktan sonra iş işten geçmiş oluyor."

Cavit ÖZ/ AC Bilgi Teknolojileri-ERP Danışmanı 

"Eylül ayında ERP firmalarından teklif alma ile başlayan sürecin Ekim ayında netleşmesi ve uyarlama çalışmalarının başlamasına paralel olarak 01.01.xx'de canlı kullanmak istiyoruz demek bir o kadar yanlış maalesef..."

Ahmet Savaş Göktürk/ Login Yazılım- Business Solutions Executive

"Son yıllarda ERP modüllerini teslim etmeyi önemli ölçüde azaltan web tabanlı ERP çözümleri var. Bu hızlı uygulamalar (yani yıllar değil, haftalar süren) on-demand veya hizmet olarak yazılım (SaaS) olarak adlandırılan bir ERP çözümünün sonucu. Genellikle, bu uygulamalar (finans veya İK paketleri gibi) üçüncü bir tarafça barındırılır ve müşteriler ERP uygulamalarına bir Web bağlantısı üzerinden erişir. Bu durumda ERP yazılımı, geleneksel şirket içi şekilde (on-premise) kurulmadığından, implementasyon süreleri çok daha kısa olabilir." 

Gülay EKREN/Akademisyen-MIS 

"İyi bir Erp projesi için bir kaç anahtar var.

- Sponsor nasıl bir maliyete katlanacağını bilmeli ve sürecin içinde aktif rol almalı.

- Firmanızdaki insan kaynağını hafife almamak lazım. Kullanıcıların yetkinliğini arttırmak yada yetkin insan kaynağı edinmek gerekli

- Sağlayıcı danışman kalitesini de araştırmalı. Mümkünse sektörünüzde deneyimli olmalı.

- BT alt yapınız ve ekibinizin tecrübesi de önemli. Geçmişte ERP projesi geçirmemiş bir BT yöneticisi size fayda sağlamaz.  

Tüm bu maddeler sağlıklı olsa bile doğru bir mevcut durum analizi ve iyi bir kavram oluşturmamışsanız sonuçlar hoş olmayabilir."

Emre Kenan/ ERP Proje Yöneticisi 

En basit seviyesinde ERP, şirketinizde finans, İK, imalat ve depo da dahil olmak üzere farklı görevleri yerine getirmek için en iyi uygulamalardan biridir. Bu yazılımdan en iyi şekilde yararlanmak için, şirketinizdeki kişilerin yazılımda özetlenen çalışma yöntemlerini benimsemelerini sağlamanız gerekir. 

ERP'yi kullanacak farklı departmanlardaki insanlar, yazılıma gömülü olan çalışma yöntemlerinin şu anda kullandıklarından daha iyi olduğunu kabul etmezlerse, yazılımı kullanmaya direnecekler veya yazılımın kendi yöntemlerine uyacak şekilde değiştirilmesini talep edecekler. İşte bu noktada ERP projeleri parçalanmaya başlıyor.

ERP ile ilgili duyduğunuz korku hikayeleri genellikle şirketin, çekirdek ERP yazılımında kendi çalışma yöntemlerine uyacak şekilde yaptığı değişikliklerin bir sonucudur.

(Alıntıdır: Wailgum, T. (2008). ERP definition and solutions.) 

ERP iş yapma şeklimize uyacak mı?

Şirketlerin iş yapma şekillerinin, kontroller (checks) yapılmadan ve implementasyon başlamadan önce, standart bir ERP paketine uygun olup olmadığını anlamaları önemlidir. Şirketlerin milyonlarca dolarlık ERP projelerinden uzaklaşmalarının en yaygın nedeni, yazılımın önemli iş süreçlerinden birini desteklemediğini keşfetmeleridir. Bu noktada yapabilecekleri iki şey var: bunlardan ilki iş süreçlerini değiştirebilirler, bu da uzun süredir uyguladıkları iş yapma şekillerinde hatırı sayılır değişiklikler yapmak anlamına gelir ve bu da önemli konumdaki insanların rollerini ve sorumluluklarını sarsar (bu az sayıda şirketin kaldırabileceği bir şey). İkincisi; yazılımı sürece uyacak şekilde değiştirebilirler, ki bu seçenek projeyi yavaşlatacak, sisteme tehlikeli hatalar (bugs) sokacak ve yazılımı ERP satıcısının bir sonraki sürümüne yükseltmeyi çok çok zorlaştıracak şekilde değiştirecek. Bunun adı özelleştirme (yani customization), özelleştirme ERP yazılımının parçalara bölünmesi, yeni versiyona uygun şekilde yeniden yazılması anlamına gelir. Söylemeye gerek yok, ERP'ye geçiş işletmeler için nefes kesici ve zorlu bir süreçtir.