Bilişim Sistemlerinden Yönetim Bilişim Sistemlerine

Bilişim sistemleri girdi, süreç, çıktı işlemlerini gerçekleştirirken kullanıcı (insan), yazılım, donanım, veri ve ağ bileşenlerine ihtiyaç duymaktadır. Bu bileşenler bir bilişim sisteminin olmazsa olmaz ögeleridir. Örneğin bir bilişim sisteminde kullanıcı tarafından bilgisayar ortamına girilen öğrenci verileri veya satış verileri (kullanıcı ve donanım bileşenleri), bir veritabanında saklanır (yazılım bileşeni), verinin işlenmesi sürecinden sonra raporlar, tablolar, dosyalar şeklinde gerekli birimlere iletilir (ağ bileşeni). Bu bileşenler bir anlamda bilişim sistemini besleyen kaynaklardır. 

Donanım kaynakları bir bilişim sisteminin fiziksel bölümünü oluşturur. Bilişim sistemlerini kullanan tipik bir donanımda, girdiler metinsel, ses, resim, video veya grafik verisi şeklinde olabilir. Bu veriler merkezi işlem birimi (işlemci) tarafından işlenir ve işlenmiş veri depolama birimlerine aktarılır. Çıktı, yazıcı veya doğrudan ekran gibi çıktı cihazları vasıtasıyla elde edilen mesajlar, raporlar, formlar, resimler şeklinde sunulur.

Yazılım kaynakları ise işletim sistemi gibi bir sistem yazılımı üzerinde ağ üzerinde iletişimi sağlamak için kullanılan yazılımlar (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla gibi) ve uygulama yazılımlarından (paket yazılımlar, açık kaynak kodlu yazılımlar, web uygulamaları gibi) oluşmaktadır. Bunun yanı sıra veritabanı yönetim sistemleri bir yazılım kaynağı olarak bilişim sistemlerinin en önemli parçasıdır. Verilerin depolandığı ortamlardır.

Ağ kaynakları bilişim sistemlerinin diğer önemli bir bileşenidir. Bir bilgisayar ortamından diğerine veri transferini gerçekleştirir. Bilişim sistemleri için güvenli bir ağ yapısı oluşturmak çok önemlidir.

Bilişim sistemlerine kullanıcı olarak bilişim sistemleri uzmanları  ve son kullanıcılar hizmet vermektedir. Son kullanıcılar sistem yazılımını kullanan kişilerdir. Örneğin bir hastanede hastane bilgi sistemini kullanan doktor, bir işletmede muhasebe bilgi sistemini kullanan muhasebeci o sistemlerin son kullanıcılarıdır. Ya da internetten indirdiği ücretsiz bir uygulamayı işine adapte ederek kullanan kişi son kullanıcıdır, ya da doğrudan internet üzerinden kullandığı kariyer.net sitesinden iş arayan kişi son kullanıcıdır. Bilişim sistemi uzmanları ise bu sistemleri geliştiren, işleten sistem analistleri,  programcılar, veri tabanı yöneticileri gibi kişilerdir. Bu kullanıcılar son kullanıcıların isteklerini dikkate alarak zaman  zaman bilişim sistemi üzerinde güncellemeler yapmaktadırlar.

Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS)

Bilişim sistemlerinde amaç bir işletmedeki bilgilerin bir araya getirilerek düzenlenmesi, saklanması ve gerek duyulduğunda kolaylıkla erişiminin sağlanmasıdır. Bu bilgiler yöneticilerin yararlanabileceği şekilde hazırlanarak yöneticilere sunulursa bu sisteme Yönetim Bilişim Sistemi denilebilir. 

Bu sistemler işletmenin faaliyetlerine bağlı olarak stratejik, taktik ve operasyonel düzeyde kararlar vermek amacıyla kullanılmaktadır. Örneğin stratejik düzeyde kararlar (yeni ürün planlama, yeni fabrika kurma gibi) vermek için üst düzey yöneticilere yönelik hazırlanan bir yönetim bilişim sistemi uzun dönemli örgütsel planlama amaçlı kullanılmaktadır. Ancak alt düzey yöneticiler için hazırlanan bir operasyonel bilişim sistemi, hesaplar, satışlar, stoklar, lojistik gibi işletmenin günlük işlemlerini, ürün ve hizmet giriş/çıkışlarını gerçekleştirmek amacıyla kullanılmaktadır. Diğer yandan taktik bilişim sistemleri, orta düzey yöneticiler için tasarlanır ve bütçe hazırlama gibi işlemleri izlemek ve kontrol etmek, yönetimsel kararlar vermek amaçlı kullanılmaktadır.

YBS, yöneticilerin karar verme aşamasında onların kullanabileceği tüm bilgi ihtiyacını karşılamakla görevlidir. Bu amaçla onlara her an her yerde doğru ve anlamlı bilgiler sunmaktadır. Genellikle periyodik bilgiler (aylık, yıllık, haftalık) ve raporlar sunmaktadır. Veriler işletme içinden veya dışından çeşitli araçlar kullanılarak toplanır, bu veriler bütünleşik bir veritabanında saklanır. Bu veritabanları sadece yetkili kişilerin ulaşabileceği şekilde bir güvenlik sistemi kullanır. 

YBS, çok sayıda alt sistemlerden oluşmaktadır. Bazen günlük iş operasyonlarına destek sağlayabileceği gibi işletmenin ileriye yönelik yatırım kararlarında, yeni ürün ve hizmet tasarımlarında, rakiplerine karşı alabilecekleri stratejik kararlarda da kolaylık sağlamaktadır. Yöneticilerin hızlı ve etkili kararlar almalarına yardımcı olmaktadır.

Bir YBS çeşitli aşamalardan oluşmaktadır. Bunlar; 

• Verinin toplanması (anket, görüşme yoluyla, veri ambarından, log kayıtlarından vs.)
• Verinin işlenmesi (verinin sınıflandırılması, düzenli hale getirilmesi, veritabanına aktarılması)
• Çıktıların elde edilmesi (elde edilen bilgilerin saklanması)
• Çıktıların bilgiye dönüştürülmesi (elde edilen bilgilerin kullanıcıya yararlı hale getirilmesi)
• Kullanıcının bu bilgiye başvurması (kullanıcının karar verme sürecinde bu bilgileri kullanması)

YBS'de amaç; verimliliği arttırmak, hizmet vermek, etkinliği arttırmak, müşteri memnuniyetini sağlamak, fırsatlardan yararlanmayı sağlamak, yeni ürün geliştirmeye destek olmak, ve rekabet avantajı oluşturmak olabilir.

Bir YBS modüler bir yapıya sahip olmalıdır. Tüm modüller altında alt modüller de yer alabilir. Her modül için sistemde görev alacak personel tanımlanır. Bu sistem mümkün olduğunca esnek yapıda olmalıdır ki farklı işletmelere kolayca uyarlanabilsin. Sistemin kurulumu proje yönetim becerileri gerektirir. Bunun için özel yazılımlardan yararlanılabilir. 

Bu tip sistemlerde verilerin farklı yerlerde değişik biçimlerde (bir dosyada veya veritabanında) tutulması işletmeler için dezavantaj oluşturmaktadır. İşletme için gerekli tüm verilerin tek bir veritabanında tutulması ve oradan yönetilmesi bilgi yönetimi açısından önemli görülmektedir. Bu veritabanı yaklaşımı işletmelerde verimliliği arttırır ve bilgi kolay yönetilebilir. Bu nedenle yönetim bilişim sistemlerinde ilişkisel veritabanı modeli kullanılmaktadır.

Kaynak:

Yönetim Bilişim Sistemleri, Gülser Dondurmacı Acar, Ayşe Çınar, Papatya Yayıncılık, 2014