İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması: BPR, BPM ve ARIS Metodu

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması (Business Process Re-engineering, BPR), şirketlerin gittikçe değişen pazarlarda rekabet avantajı sağlamak ve daha fazla kar elde etmeleri açısından önemli bir konudur. Müşteri odaklı işletmelerin, temel süreçlerini yapılandırmaları ve değer odaklı olmaları gerekir. İş süreçlerinin başarılı bir şekilde yeniden yapılandırmanın önündeki en büyük engellerden biri karmaşık süreç mantığının yakalanmasıdır. Bu engeli aşmak için güçlü bir modelleme aracına ihtiyaç duyulmaktadır.

İş süreçlerinin modellenmesinde (Business Process Modelling, BPM) ayrıca süreç akışının şeffaflığı da çok önemlidir. BPM süreç sahibine, süreç analistlerine ve diğer tüm çalışanlara neler olup bittiğine dair bir fikir vermektedir. Süreç modellemenin asıl amacı süreç akışının tanımlanmasıdır. Süreç modelleme şu tip soruları yanıtlamaktadır; 

• İş sürecinin sonucu nedir? 
• İş süreci içerisinde hangi faaliyetler gerçekleştirilir? 
• Faaliyet sırası nedir? 
• Kimler hangi aktiviteleri gerçekleştirecek? 
• Süreç sırasında hangi ticari belgeler değiş tokuş edilecek? 
• Süreç kusursuz mu ve ileride nasıl genişletilebilir? gibi. 

Bunlara ve diğer bazı sorulara cevap verdikten sonra, işlemin nasıl yürüdüğüne dair iyi bir fikir sahibi olunur. Yapısal, örgütsel ve teknolojik olarak zayıf noktalar ve hatta tıkanıklıklar tanımlanabilir ve sürecin nasıl iyileştirilebileceğine dair bir fikir ortaya çıkabilir. Diğer yandan iş süreçleri aşağıdaki hedefleri gerçekleştirmek için modellenmektedir:

• İş sürecinin sonucunu belirtmek ve bu sonucun işletme değerini anlamak,
• İş sürecinin faaliyetlerini anlamak; yapılması gereken görevleri ve faaliyetleri bilmek, sürecin ayrıntılarını anlamak,
• Faaliyetlerin düzenini anlamak; faaliyetler, sırayla veya paralel olarak gerçekleştirilebilir ve bu da bir iş sürecini gerçekleştirmek için gereken toplam süreyi iyileştirmeye yardımcı olabilir,
• Sorumlulukları anlamak, kimlerin hangi faaliyet ve görevlerden sorumlu olduğunu belirlemek (ve daha sonra denetlemek üzere),
• İş süreçlerinde tüketilen kaynakların kullanımını anlamak; kaynakların kimler tarafından kullanıldığını bilmek, kaynak gereksinimlerini tanımlamak,
• Süreçlerde yer alanlar ile onların arasındaki ilişkiyi anlamak; tam olarak kimin kimlerle iletişim kurduğunu bilmek önemlidir ve iletişimi organize etmeye ve optimize etmeye yardımcı olabilir,
• Belge akışını anlamak; iş süreçleri belgeleri üretir ve tüketir (bunlar kağıt veya elektronik belgeler olabilir). Belgelerin nereye gittiğini ve nereden geldiklerini anlamak önemlidir. Dokümanlara iyi bir genel bakış da bize tüm belgelerin gerçekten gerekli olup olmadığını belirleme fırsatı verir.
• Potansiyel engelleri ve iyileştirme noktalarını belirlemek; daha sonra süreç optimizasyon aşamasında kullanılabilir.
• ISO 9001 gibi kalite standartlarını daha başarılı bir şekilde tanıtmak ve sertifikasyonu daha iyi geçmek.
• Proses diyagramları ile desteklenen kalite yönetmeliklerinin anlaşılmasını sağlamak,
• İş süreçlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde tanıtabilen iş süreç modellerini yeni çalışanlar için iş talimatları olarak kullanmak,
• Şirketi bir bütün olarak anlamak ve tanımlamak için bize yardımcı olacak iş süreçlerini anlamak.

Verimli bir süreç modellemesi, yapılandırılmış ve kontrollü bir yaklaşım sağlayan bir modelleme yöntemini gerektirir. İş süreçlerinin modellenmesi için çeşitli modelleme yöntemleri geliştirilmiştir. Örneğin; IDS Sheer - ARIS metodu, CSC- Catalyst, Business Genetics, SCOR ve uzantıları PCOR ve VCOR, POEM ve benzeri metotlar. ARIS metodu bunların arasında en popüler metodolojidir ve birçok yazılım üreticisi tarafından benimsenmektedir.

ARIS

ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) hem bir BPM metodudur, hem de kurumsal mimarileri tasarlamak için kullanılan bir çerçevedir. İşletmeler için iş süreçlerini modelleyen bir araç ve aynı zamanda kapsamlı bir metodolojik çerçeve sunan bir modelleme yaklaşımıdır. Kurumsal mimari, iş modellerini (süreç modelleri, organizasyonel modeller vb.), IT (Information Technology) mimarisi, veri modeli gibi IT modelleriyle birleştirmektedir. Diğer bir ifade ile süreç tasarımını, yönetimini, iş akışını ve uygulama işleyişini bütüncül bir bakış açısı ile analiz edecek yöntemler önermektedir.

ARIS, 1990’larda Alman Profesör Dr. August-Wilhelm Scheer tarafından başlatılan akademik bir araştırmanın sonucu olarak geliştirilmiştir.

ARIS metodunun yapabilecekleri şu şekilde sıralanabilir;

• UML kullanılarak modellenen yazılım sistemlerini destekler,
• EPC (Event-driven Process Chain, Olay-güdümlü Süreç Zinciri) metodunu kullanır,
• Karmaşık iş ilişkilerini modellemeye odaklanır,
• Çok kullanıcılı bir süreç tasarım aracıdır.

ARIS Evi

ARIS'in amacı iş gereksinimleri ve IT arasındaki boşluğu azaltmaktır. Kurumsal bir mimari karmaşık bir yapıda olduğu için ARIS, karmaşıklığı azaltmak için iş, teknoloji, bilgi ve benzeri konulara odaklanan çeşitli tanımlar yapar. ARIS kullanan bir işletme için aşağıdaki konular açık bir şekilde ortaya konmaktadır:

• İş süreçleri,
• Süreçlerle ilgili ürün ve hizmetler,
• Kuruluşun yapısı,
•  İşletme hedefleri ve stratejileri,
• Bilgi akışı,
• IT mimarisi ve uygulamaları,
• Veri modeli,
• Kaynaklar (kişi ve donanım kaynakları),
• Maliyetler,
• Bilgi ve beceriler.

Bu bileşenler iş süreçleri hakkındaki tüm bilgilere yapılandırılmış bir görünüm sağlayan “ARIS Evi (ARIS House)” kavramı altında toplanmaktadır. ARIS Evi beş görünüm sunmaktadır.

• Süreç görünümü (kontrol görünümü olarak da adlandırılır), süreçlerin davranışını, süreçlerin ürün ve hizmetlerle, organizasyonla, işlevlerle ve verilerle ilişkisini gösteren merkezi bir görünümdür. Süreç görünümü, seçilen notasyondaki süreç modellerini, bilgi akışını, malzeme akışını, değer zincirlerini, iletişim diyagramlarını vb. diyagramları içermektedir.
• Ürün ve hizmet görünümü, ürünleri ve hizmetleri, onların yapılarını, ilişkilerini ve ürün/hizmet ağaçlarını göstermektedir.
• Örgütsel görünüm, departmanlar, roller ve çalışanlar da dahil olmak üzere şirketin organizasyon yapısını hiyerarşik organizasyon şemalarında göstermektedir. Organizasyon görünümü aynı zamanda teknik kaynaklar ve iletişim ağlarını da göstermektedir.
• İşlev görünümü, süreç görevlerini tanımlar, aynı zamanda iş hedeflerini, işlev hiyerarşilerini ve uygulama yazılımını açıklamaktadır.
• Veri görünümü, işletme verilerini ve bilgilerini göstermektedir. Bu görünüm ayrıca veri modelleri, bilgi haritaları, veritabanı modelleri ve bilgi yapılarını içermektedir. 

ARIS evinde süreç görünümü, iş süreçlerinin merkezi görünümüdür, dinamik yapıdadır ve diğer dört statik görünümü bir araya getirmektedir. Bunun yanı sıra her bir ARIS görünümü daha ileri aşamalara bölünmektedir. Genel olarak, üç genel aşama tanımlanmaktadır:

• Gereksinim aşaması
• Tasarım aşaması
• Uygulama aşaması

ARIS özellikle gereksinimler evresinde çok güçlüdür; diğer aşamalar, uygulama yöntemine ve kullanılan mimariye bağlı olarak farklılık göstermektedir. 

ARIS - webMethods Entegrasyonu

ARIS ile modelleme yapmak ya da süreç tasarlamak yeterli değildir. ARIS ile oluşturulan modellemeyi kurumsal sistemlerin içerisine entegre etmek gerekmektedir. Bu amaçla ARIS ile webMethods 8.0 (SP1 with Fix pack 2) entegre çalışmaktadır. WebMethods, IT tarafındaki iş süreçlerini yönetmektedir. Böylece herkesin kendi işini yaptığı ama bunların da ortak bir platformda buluştuğu bir zemin sağlanmaktadır.

İş analisti, iş süreçlerini EPC süreç modelleri şeklinde tanımlayabilir. Belli bir süreç adımlarını yürüten süreç veya organizasyon unsurlarına (roller, kişi tipleri, organizasyon birimleri vb.) uygun işletme hizmetlerini ilgili süreç adımlarına taşımaktadır. İş analisti bu işini tamamladıktan sonra süreç mantıksal bir işleme dönüştürülebilmektedir (bu süreç daha somuttur, ancak herhangi bir teknik adımla ilgilenmemektedir). Bu adım, EPC'den BPMN 2'ye yapılan ARIS dönüşüm çerçevesine dayalı bir dönüşümle tamamen otomatikleştirilmiştir. Bu dönüşüm, iş süreçlerinde tanımlanan kontrol akışını, hizmetleri, KPI'leri (Key Performance Indicators) ve organizasyon bileşenlerini göz önünde bulundurmaktadır. 

Seviyesi ne olursa olsun ekip yöneten her yönetici işini daha iyi yapabilmek adına belirli iş göstergelerini takip etmelidir. Yönetici burada hangi göstergenin önemli olduğunu, hangisinin hedefleri ölçülebilir kıldığını bilmelidir ki önemli bir avantaj yakalayabilsin. Bu göstergelere KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) denilmektedir. (https://omurbenek.com/2013/12/10/kpi-nedir-ve-ne-ise-yarar/ )

Ardından BPMN 2 süreci, “süreç mühendisi” olarak adlandırdığımız bir rolle yeniden işlenebilmektedir. Süreç mühendisinin işi, iş süreçlerinde kullanılan işletme hizmetlerinin gerçekleşmesi için gerekli yazılım hizmetleri hakkında bilgi eklemektir. Buna ek olarak, işle alakalı olmayan, ancak daha sonraki uygulama için anlamlı bir girdi olan başka adımları da tanımlayabilir.

BPMN 2 süreci bu adımlardan sonra webMethods ile dışa aktarılabilir. Günümüzde, BPMN 2 serileştirme biçiminin halen geliştirilmekte olması nedeniyle, ARIS ile webMethods arasındaki veri alışverişi XPDL 2'ye dayanmaktadır.

ARIS - webMethods entegrasyonu

Kaynaklar:

Bilişim Dünyası (2014). İş süreçleri kurumların can damarı  http://www.bthaber.com/bilisim-dunyasi/is-surecleri-kurumlarin-can-damari/1/13738

Lauer, J. (2010). ARIS and webMethods integration. http://www.ariscommunity.com/users/jenslauer/2010-03-24-aris-and-webmethods-integration

Tsironis, L., Anastasiou, K., & Moustakis, V. (2009). A framework for BPML assessment and improvement: a case study using IDEF0 and eEPC. Business Process Management Journal, 15(3), 430-461.

Williams, T. (2013). Specification, D. Workflow Management within the ARIS Framework. http://www.pera.net/Methodologies/ARIS/ARIS_Paper_by_Ted_Williams.html