Süreç Yönetimi

Süreç yaklaşımı, sistemi süreçlerin bir bütünü olarak anlar, ve sistemin davranışlarını inceleyip bunlara uygun politikalar geliştirmeyi amaçlar. Böylece sistem tasarımına da katkıda bulunur. Buradan yola çıkarsak süreç, sistem için çalışanların veya sistemi kullananların gereksinimlerini karşılamak amacıyla bir kısım girdilerin çıktılara dönüşümünü sağlayan faaliyetler dizisi olarak tanımlanabilir.  Süreç için bir girdiyi alıp ona değer katarak çıktıya dönüştüren faaliyetler dizisi de denilebilir.

Bir sürecin ögeleri; süreci harekete geçiren ve sürece dışarıdan gelen girdiler, girdilerin son kullanıcıların veya müşterilerin beklentileri doğrultusunda kazandığı değer olarak çıktı, sürece girdi sağlayan kişi veya kuruluşlar olarak tedarikçiler, ve süreç performansını ölçmeye yarayan göstergelerdir. 

Aşağıdaki bazı durumlar işletmeleri süreç yönetimine zorlamaktadır:

• İşletme faaliyetlerini gerçekleştirirken işletmenin tüm fonksiyonlarının uyum içinde çalışması gerekir,
• İşletmeye katılan yeni bir uygulamanın herkes tarafından benimsenmesi işletmenin verimliliği açısından önemlidir,
• Toplam kalite yönetimi kapsamında ele alınan durumlar,
• BPR (Business Process Re-Engineering) uygulamalarının gerektiği durumlar,
• İş yönetim sistemlerinin kullanılması gerektiği durumlar,
• BPMS (Business Process Management Systems) gibi yeni süreç teknolojilerinin uygulanması gerektiği durumlar.

Süreç performansı bir takım göstergeler aracılığı ile izlenir ve süreçte herhangi bir aksaklık olduğunda sürecin iyileştirilmesi gerekir. Bu iyileştirme, kademeli olarak veya bir anda radikal olarak yapılabilir. Örneğin BPR, süreç üzerinde yapılan radikal bir değişimdir. Ancak süreç iyileştirmedeki radikal yaklaşımlar için her zaman teknoloji kullanılmak zorunda değildir. Örneğin Japonya'da 1960'lı yıllarda uygulanan Hoshin Kanri, işletme içinde her gün yerine getirilen işlerin işletme vizyonunu yansıtıp yansıtmadığını sorgulayan bir kontrol sürecidir. Günlük yönetsel kontrollerin yanı sıra stratejik değişim programlarının düzenlenmesi ve kontrol edilmesi amacıyla kullanılmıştır.

Toplam Kalite Yönetimi (TKY) ile süreç iyileştirme arasında organik bir bağ vardır. Çünkü TKY insanları yönetmeye odaklanmaz, kaliteli, nitelikli insanlarla süreci iyileştirmeye odaklanır. TKY, ister kademeli olsun ister radikal, süreç içindeki iyileştirmeleri sorgular. 

İşletme fonksiyonlarının amacı istenilen nicelikte, istenilen nitelikte, istenilen zamanda, en uygun maliyetle, orta-uzun vadede karlılığı sağlamaktır. Uzun ve orta vadede karlılığı sağlamak için stratejik planlamalar yapılır. Strateji, işletmenin daha rekabetçi bir pozisyona geçmek için attığı adımlardır. Süreç yönetimi mevcut süreçlerin iyileştirilmesine odaklanırken, strateji işletmenin bugün ve gelecekteki gereksinimlerini karşılayacak doğru süreçlerin oluşturulmasına odaklanır. Bu durum stratejik süreç yönetimi ile açıklanabilir. Stratejik süreç yönetimi, sürecin daha etkin, verimli hale getirilmesi ve sürecin uyum sağlama yeteneğinin geliştirilmesini amaçlar.

Süreç yönetim yazılımlarında temel bileşenler; iş yeri organizasyon yapısı (faaliyetlerden sorumlu birimlerin atanması için), süreç şemaları (süreçlerin nasıl gerçekleştirileceğinin görsel şekilde anlatımı) ve veri formları (süreç boyunca hareket halinde olan verilerin yer aldığı formlar)'dır. Bu bağlamda süreç yönetim sisteminin oluşturulması aşağıdaki aşamaları içermektedir:

• Rollerin ve ilişkilerin tanımlanması
• İş süreçlerinin tanımlanması
• İş süreçlerinin modellenmesi ve optimizasyonu
• İş süreçlerinin geliştirilmesi
• Diğer uygulamalarla entegrasyon
• Sistemin devreye alınması ve yönetimi
• Sürecin yeni sistem üzerinde çalıştırılması
• Raporlar: elde edilen bilgilerin ilgili kişilere sunumu
• Optimizasyon: aksayan noktaların ortadan kaldırılması

Değişim yönetimi de süreç yönetimi ile bağlantılıdır. Süreçte yapılan veya yapılacak olan her bir değişikliğe insanların direnç göstermesi muhtemeldir. Bu durum süreç performansını olumsuz yönde etkileyecektir. Bu tip bir durumda üst yönetimin desteği çok önemlidir.

Kaynak:

İş Süreçlerinin Etkinliğinde ve İnsan Gücünün Planlanmasında Bilişim Sistemlerinin Rolü, Yılmaz Gökşen, Altın Nokta Basım Dağıtım, 2009