Sistemden bilgi sistemlerine: Ne çektin be Selahattin!

Sistem birbiri ile ilişki parçaların oluşturduğu bir bütün olarak tanımlanabilir. Ancak sistem belirli bir veya birden fazla amaca yönelik anlamlı bir bütündür. Sisteme bilgi sağlayan girdiler ve sistemden bilgi üreten çıktılar vardır. 

Diğer yandan sistemin her bir parçası kendi içinde bir bütün oluşturur. Bunlara alt sistemler denir. Sistem bu parçaların toplamından büyüktür. Bu parçalar arasında ciddi bir etkileşim söz konusudur ve ayrıca sistemi çevresinden ayıran bir sınır vardır. 

Klasik bir sistem girdi, işlem ve çıktı bileşenlerinden oluşmaktadır. Bir sistemin girdileri veri, işgücü, hammadde, sermaye, doğal kaynaklar olabilir. Çıktıları ise ürün, rapor, program, mezunlar olabilir. Girdilerin çıktılara dönüştürüldüğü dönüşüm işlemine süreç denilmektedir. Hammaddeden ürün elde etme sürecinde üretim bantlarında yapılan tüm işlemler süreç olarak değerlendirilebilir. Bazı sistemlerde geri besleme/geri bildirim vardır. Geri besleme veya geri bildirim sayesinde sistemdeki eksiklikler ve aksaklıklar giderilebilir, sistem kendi kendini izleyerek düzenlemeler yapabilir. Geri beslemeli sistemlere sibernetik sistemler denir.

Kaynak: http://ahmetcevahircinar.com.tr/2016/10/30/uzman-sistemler-nedir-genel-yapisi-artilari-ve-eksileri/ 

Sistemin farklı türleri vardır; açık sistem, kapalı sistem, soyut sistem, somut sistem, dinamik sistem, statik sistem, doğal sistem, yapay sistem, olasılıklı sistem, deterministik sistem gibi. Açık sistemler çevreleri ile etkileşim içinde olan, çevrelerinden sürekli girdi alan sistemlerdir. Kapalı sistemler ise çevreleri ile herhangi bir ilişki ve etkileşim içinde değildir. Açık sistemler genellikle faaliyetlerini dengeli bir biçimde sürdürürler. Kapalı sistemlerde ise faaliyetlerin bozulması, dengenin bozulması ve sonunda sistemin durması yönünde bir eğilim vardır. Bu eğilime entropi denilmektedir.

Dinamik sistemler zaman içinde değişim gösterirken, statik sistemler zamana bağlı olarak değişim göstermezler. Deterministik sistemlerde belli bir süre sonunda sistemde olabilecek tüm olaylar ve sonuçlar kesin olarak tahmin edilebilir. Olasılıklı sistemlerde ise sistemden elde edilecek olay ve sonuçlar tam olarak tahmin edilememektedir. Örneğin stok miktarı ve ortalama talep bilinmezse stokta tutulması gereken miktarda bilinemez.

Bilgi Sistemi

Bilgi sistemlerinde girdi, süreç, çıktı ve geri besleme bileşenleri bulunmaktadır. Bilgisayarlar üzerindeki yazılımlar aracılığı ile sisteme girilen veriler toplama, saklama, işleme ve yorumlama süreçleri sonunda  çıktı olarak bilgi üretmektedir. Böylece veri anlamlı bir çıktıya ulaşmaktadır. Ortaya çıkan bilgi, belge veya rapor olarak sunulmaktadır. Bir bilgi sisteminin çıktısı diğer bir bilgi sisteminin girdisi olabilmektedir. Örneğin satış sipariş sisteminin çıktısı, muhasebe sisteminin girdisi olmaktadır. Bu tür sistemlerde geri bildirim vardır, bir siparişe yönelik oluşturulan yanlış bir fatura fatura iade formu düzenlenerek sistemden silinmelidir (geri bildirim sayesinde ).

Günümüz işletmeleri ile bilgi sistemlerinin birbirinden ayrı düşülmesi mümkün değildir. Bilgi sistemleri işletmelerin önemli bir parçasıdır. İşletmeler satış, pazarlama, finans, üretim, muhasebe, ve insan kaynakları fonksiyonlarından oluşmaktadır. Bilgi sistemleri bu fonksiyonlara hizmet etmek üzere kurulmaktadır. Örneğin Satış ve Pazarlama Bilgi Sistemi, Üretim Bilgi Sistemi, Finans ve Muhasebe Bilgi Sistemi, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi gibi. Bunun yanı sıra bilgi sistemleri organizasyonel düzeyde; operasyonel düzey, bilgi düzeyi, yönetim düzeyi ve stratejik düzey olmak üzere dört temel düzeyde hizmet vermektedir. Örneğin İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi; operasyonel düzeyde personel eğitimi, bilgi düzeyinde personel kariyer geliştirme, yönetim düzeyinde maaş ve ikramiyelerin belirlenmesi ve ödenmesi, stratejik düzeyde işletmenin uzun vadede personel ihtiyacının belirlenmesi gibi.

İşletmelerin yönetim kademesinde üst düzey, orta düzey ve operasyonel düzeyde yöneticiler vardır. Üst düzey yöneticiler, kendilerine orta düzey yöneticiler tarafından sağlanan raporlar, belgelere göre uzun dönem stratejik kararlar vermektedir. Operasyonel düzey yöneticiler ise günlük takip edilmesi gereken işler, personel izinleri gibi süreçlerden sorumludur. Orta düzey yöneticiler bilgi işçileri (knowledge workers), sistem analistleri ya da veritabanı yöneticisi, proje yöneticisi, programcı gibi vasıflı çalışanlardır.

Bilgi sistemleri çalışma alanı olarak çok disiplinli bir alandır. Bir bilgi sisteminin yönetim bilimi, bilgisayar bilimi ve yöneylem araştırmaları gibi teknik alanların yanı sıra psikoloji, sosyoloji ve ekonomi gibi sosyal alanlarla da ilişkisi olabilir.

Hareket İşleme Sistemleri (Transaction Processing Systems), en yaygın kullanılan bilgi sistemleriden biridir. Bir işletmede operasyonel düzeyde hizmet veren bilgi sistemlerinden biridir. Yönetim Bilgi Sistemleri için gerekli verileri tutmaktadır. İşletmenin satış, pazarlama, finans, muhasebe, insan kaynakları fonksiyonları için geliştirilmiş bilgi sistemlerine hizmet etmektedir. Ancak bu uygulamalar birbirinden bağımsızdır. Çıktıları genellikle periyodik veya anlıktır, veriler dosyalarda veya veritabanlarında tutulabilir.

Hareket işleme sistemlerinde veriler çevrimiçi işlem (online processing) veya yığın işlem (batch processing) şeklinde işlenmektedir. Çevrimiçi işlemlerde veriler anlık işlenir; örneğin bir uçak bileti satın aldığımızda uçağın yolcu kapasitesinden bir kişi azaltılır, kitap sipariş ettiğimizde stoktan bir kitap düşülür. Yığın işlemde ise işler biriktirilir ve sonradan sisteme girilir. Örneğin bir markette günün sonunda post cihazından satışlarla ilgili bilgi almak gibi.

Yönetim Bilgi Sistemlerinde, hareket işleme sistemlerinden farklı olarak kullanıcının yerini yönetici almaktadır. Bir bilet rezervasyon sisteminde hareket işleme sistemleri kullanılırken, bir işletme için bilet satan acentaların performansını ölçmek için yönetim bilgi sistemleri kullanılır. Yönetim Bilgi Sistemleri bir işletmenin süregelen tüm işlemlerinde yöneticilere yardımcı olabilecek periyodik raporlar  (haftalık, aylık, yıllık) veya özel isteğe bağlı raporlar üretmektedir. Yönetim fonksiyonlarına (planlama, koordinasyon, örgütleme, yönlendirme, denetim) hizmet etmektedir. İlişkisel veritabanlarını kullanmaktadır. Günlük operasyonel işlemlere yönelik değil dönemlik veya periyodik raporlar üretmeye yöneliktir. 

Karar Destek Sistemleri (Decision Support Systems), yöneticilerin karar verme sürecini destekleyen sistemlerdir. Hareket bilgi sistemlerinden, Yönetim Bilgi Sistemlerinden veya diğer kaynaklardan gelen verileri kullanmaktadır. Verileri analiz etmek için modellerden yararlanılmaktadır. Günlük rutin problemlerden ziyade yapılması gerekenin tam olarak önceden belirlenemediği problemleri hedef almaktadır. İki tür karar destek sitemi vardır; model odaklı ve veri odaklı. Model odaklı sistemler What-If analizi yapar, yani eğer fiyatlara %10 zam yapar ve kargo ücreti almazsak ne olur? gibi. Veri odaklı sistemler ise işletmelerin veri ambarlarında biriken verilerin karar verme süreçlerinde nasıl daha etkin kullanılabileceği ile ilgilenir.

Üst Yönetim Destek Sistemleri (Executive Support Systems), üst düzey yöneticiler tarafından stratejik kararlar almayı desteklemek amacıyla kullanılmaktadır. Karar destek sistemlerine göre daha az analitik araçlar kullanmaktadırlar. Üst Yönetim Destek Sistemleri rakiplerini izler, trendleri takip eder, yeni iş planları yapar, piyasadaki eğilimleri takip eder, fırsatları değerlendirir. İşletme içi verilerden çok dış verileri (haber kaynaklarından, internetten, sermaye  ve finans piyasası veritabanlarından gelen veriler) kullanmaktadır. Verileri işlemek için daha çok elektronik tablolama programlarını kullanmaktadır. Çok deneyimli olmayan yöneticiler bu ortamda kolaylıkla grafikler oluşturabilmektedir, ancak bu amaçla uzman analitik yazılımlar da kullanılmaktadır.

Kaynaklar:

Yönetim Bilişim Sistemleri, Gülser Acar Dondurmacı, Ayşe Çınar, Papatya Yayıncılık

Atatürk Üniversitesi AÖF Ders Notları, Üstün ÖZEN, Bilgi Sistemlerine Giriş: Temel Kavramlar